O Coronavírus pegou todo mundo despreparado, negócios e profissionais estão tendo que se adaptar à nova realidade que estamos vivendo. Entre essas mudanças, muitas pessoas estão fazendo trabalho remoto, também conhecido popularmente como Home Office. Mas não é uma adaptação fácil, afinal, toda nossa rotina foi afetada. Entretanto, faz algum tempo que trabalho basicamente de casa, minha garagem se tornou o escritório da minha empresa. Desse modo, decidi dividir aqui algumas ferramentas que facilitam meu trabalho e a gestão da minha equipe e colaboradores.
Mas em primeiro lugar, gostaria de indicar para que você veja esse vídeo sobre gestão de equipe à distância, tenho certeza que vai contribuir muito para o seu trabalho remoto, mesmo que você não seja gestor (mas ter esse conhecimento e algumas sacadas podem te ajudar a garantir esse lugar no futuro).
E agora que já falamos então sobre gestão, vamos entender mais sobre as ferramentas. Já comentei sobre algumas no vídeo, mas expliquei mais sobre elas e também trouxe outras dicas para cá para não deixar o vídeo tão longo.
FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO
Slack
Quando falamos de comunicação interna, precisamos ter muito cuidado. Quem está fazendo trabalho remoto pela primeira vez, vai sentir o impacto da confusão que isso pode se tornar, caso não seja bem organizado. É muito comum que aconteça uma grande troca de informações por diferentes meios como e-mail e Whatsapp, mas aí, na hora de encontrar um arquivo ou outra informação importante, vai ser uma busca dobrada, ou ainda maior.
Sendo assim, recomendo fortemente que dê preferência para uma plataforma apenas. E é nesse aspecto que o e-mail e Whatsapp perdem pontos. O e-mail é mais demorado, sabemos que para mensagens instantâneas podem não funcionar. Já o Whatsapp acaba sendo um pouco invasivo, pois costuma ser um número privado e pessoal. Além disso, alguns profissionais acabam passando dos limites de horário. Então, para não gerar esse tipo de desconforto, o Slack é uma ótima solução.
Uma plataforma de comunicação bem abrangente e com funcionalidades bem completas. Dá para fazer chamadas de vídeo, compartilhar arquivos, integrar plataformas e claro, ter esse canal de comunicação mais instantâneo, organizado e adequado com e para a sua equipe. Sobre valores, existe uma opção gratuita, mas as mais completas são acessíveis dentro de um orçamento maior (porém, cobrada em dólar). Dê uma olhada no site.
Zoom
O Zoom praticamente dispensa muitas apresentações. Essencial não somente para o trabalho remoto, mas para reuniões à distância, que já eram feitas antes mesmo da quarentena, correto? São quatro opções de planos, com diversas possibilidades de integração, personalização e até mesmo transcrição das chamadas. Além do Zoom existem várias outras opções similares, no entanto, tem sido a mais popular do momento. Mas Google Meets, Skype e até mesmo as chamadas por Whatsapp podem resolver facilmente, dependendo do que você precisa.
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE TAREFAS E PRODUTIVIDADE
Gestão de tarefas: Trello
Uma das mais populares para gerenciamento de equipe e projetos no mundo é o Trello. Usado por empresas de todos os portes: multinacionais, startups, microempresários e também por autônomos. O Trello é uma ferramenta super completa para gerenciar projetos, tarefas e equipe, com foco em criar uma hierarquia de prioridades nas tarefas. Ele pode ser utilizado tanto pelo celular, quanto pelo computador; é muito visual e intuitivo então, é fácil de usar e, principalmente, de entender.
Basicamente funciona assim: você cria um quadro para sua empresa/negócio ou equipe e divide suas tarefas em listas, como por exemplo: para fazer, fazendo e feito. Dentro dessas listas, entram os cartões (como se fossem post-its) indicando quais são as tarefas. Você pode adicionar mais pessoas ao quadro, e atribuir a cada uma delas uma tarefa, comentar o que deve ser feito, anexar documentos e acompanhar o desenvolvimento dela.
Essa ferramenta é muito útil até mesmo para quando estiverem trabalhando presencialmente. Apesar de ter entrado na categoria de gestão de tarefas e produtividade, ela colabora muito com a comunicação da equipe. Afinal, você não precisa ficar perguntando muito sobre como está o andamento de determinada atividade, pode apenas conferir no quadro compartilhado o que está acontecendo. E a versão gratuita dele já bem satisfatória e completa, vale a pena entrar no site, conferir e testar.
Gestão de tempo: Hash Track e Runrun.it
Sabemos que em muitas empresas e times, é necessário uma gestão de tempo, além da gestão de tarefas. E quando estamos trabalhando fisicamente, isso acaba sendo mais fácil de gerenciar e até de pressionar o funcionário de forma mais leve. Porém, com a distância você nem sempre tem todos os recursos, então, uma plataforma para isso pode ser uma maneira interessante de continuar controlando esse tempo. Pode parecer ruim, mas o próprio funcionário também consegue entender como melhorar e ser mais produtivo. Além disso tudo, é uma ótima forma de entender não só o tempo de um profissional realizar uma tarefa, mas também o quanto ele está sendo consumido e se está sobrecarregado. Enfim, se você precisa monitorar remotamente as atividades da sua equipe e também organizar a agenda de todos, o Runrun.it ou o Hash Track podem ajudar.
FERRAMENTAS PARA FACILITAR A ROTINA DE TRABALHO
Para finalizar, quis trazer aqui exemplos de ferramentas que podem facilitar na adaptação do trabalho remoto. São aplicativos simples, mas que fazem uma diferença enorme, principalmente quando perdemos recursos que costumávamos utilizar no dia a dia de escritório. Dá uma olhada:
G Suite
Um serviço do Google que oferece versões de alguns produtos da empresa. É basicamente um pacote de aplicações em nuvem com ferramentas como Google Docs, Google Sheets e Google Slides. Ele facilita bastante o trabalho remoto, já que ele permite fazer criações e edições de maneira colaborativa. Então, aquele arquivo da apresentação não precisa ir e voltar várias vezes, é só trabalharem juntos nela (e à distância).
DocuSign
Permite que você assine documentos digitalmente. Além da assinatura eletrônica, você também pode fazer a gestão do ciclo de vida de contratos, geração e negociação de documentos e análise de acordos. Sabe aquela rotina de imprimir, assinar, escanear, ou ainda, enviar por Correio um documento? Então, ela não precisa existir, ainda mais durante a quarentena em que precisamos ao máximo evitar contato com outras pessoas.
CamScanner
Normalmente em escritório temos algumas ferramentas físicas, como impressora e scanner, e isso pode fazer muita falta no seu trabalho remoto, afinal, não é todo mundo que tem um aparelho desses em casa. Para a parte da impressão, ainda não há uma solução simples, mas, você pode utilizar o scanner portátil “CamScanner” para enviar documentos com mais nitidez do que apenas por foto.
Gostaram das dicas? Claro que dependendo do seu trabalho, podem existir muitas outras opções para facilitar. Mas em geral, acredito que essas atendem muitas necessidades que temos em comum. Compartilhe aqui nos comentários quais outras ferramentas têm sido essenciais no seu trabalho remoto.